Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

a) Newsletter-Anmeldung

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, erheben wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Name (optional)
• Zeitpunkt der Anmeldung

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Speicherdauer: Die Daten werden gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Sie können sich jederzeit über den Abmelde-Link im Newsletter oder per E-Mail an uns abmelden.

b) Kontaktformular / Pilotanfrage

Wenn Sie unser Kontaktformular oder die Pilotanfrage nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Daten werden an unseren E-Mail-Marketing-Dienstleister Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin) übermittelt und dort gespeichert (siehe Abschnitt 6).

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Hotelname, Nachricht und weitere von Ihnen bereitgestellte Informationen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch Aktivierung der Datenschutz-Checkbox bei der Formularübermittlung erteilen.

Speicherdauer: Die Daten werden bei Brevo gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Löschung verlangen. Sie können dies jederzeit per E-Mail an uns tun.

c) Calendly (Terminbuchung)

Für die Terminbuchung nutzen wir den Dienst Calendly (Calendly LLC, 271 17th Street NW, Atlanta, GA 30363, USA). Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zur Terminplanung auf den Servern von Calendly verarbeitet.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse und weitere Angaben, die Sie bei der Buchung machen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-durchführung).

Drittlandübermittlung: Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly.

d) Nutzung der SaaS-Plattform

Bei der Nutzung unserer SaaS-Plattform hotelvision verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen der Vertragserfüllung bereitstellen. Die Authentifizierung erfolgt über den Dienst Clerk (siehe Abschnitt 6).

Verarbeitete Daten: Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Unternehmen), Nutzungsdaten, hochgeladene Inhalte und weitere von Ihnen eingegebene Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren gemäß § 147 AO).

3. Server-Log-Dateien

Der Hosting-Provider dieser Website (Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Systemsicherheit, der technischen Administration und der Fehleranalyse.

Speicherdauer: Die Daten werden nach maximal 7 Tagen automatisch gelöscht.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

4. Cookies

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und der SaaS-Plattform erforderlich sind (z.B. Session-Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am ordnungsgemäßen technischen Betrieb).

Für nicht unbedingt erforderliche Cookies (z.B. zur Nutzungsanalyse) holen wir Ihre Einwilligung ein. Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner; Sie können „Alle akzeptieren“ oder „Nur notwendige“ wählen. Ihre Auswahl speichern wir in einem Cookie (12 Monate). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen; dann wird die Analyse deaktiviert.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen.

5. Google Analytics 4

Sofern Sie im Cookie-Banner „Alle akzeptieren“ gewählt haben, setzen wir Google Analytics 4 (GA4) ein, einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“), zur Analyse der Nutzung unserer Website.

Verarbeitete Daten: u.a. Geräte- und Browserdaten, ungefähre Standortdaten, Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Verweildauer). Die IP-Adresse wird in der Regel anonymisiert (Kürzung) übertragen.

Zweck: Auswertung der Nutzung der Website, Verbesserung unseres Angebots.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). GA4 wird erst nach Ihrer Zustimmung geladen.

Speicherdauer: Bis zu 14 Monate (Google Standardeinstellungen für GA4).

Drittlandübermittlung: Daten können an Google LLC (USA) übermittelt werden. Google nutzt EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen: Google Privacy Policy.

Widerruf: Über „Cookie-Einstellungen“ im Footer können Sie Ihre Einwilligung widerrufen; GA4 wird dann nicht mehr geladen.

6. Weitergabe von Daten / Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur statt, soweit:

• dies für die Vertragsabwicklung erforderlich ist,
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben,
• eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

a) Brevo (E-Mail-Marketing & Kontaktverwaltung)

Für die Verwaltung von Newsletter-Abonnenten und Pilotanfragen nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland). Die über unsere Formulare erhobenen Kontaktdaten (E-Mail, Name, Hotelname, Nachricht) werden an Brevo übermittelt und dort gespeichert.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

Datenverarbeitung: Brevo verarbeitet Daten innerhalb der EU (Rechenzentren in Deutschland und Frankreich). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo.

b) Clerk (Authentifizierung)

Für die Nutzeranmeldung und Sitzungsverwaltung unserer SaaS-Plattform nutzen wir Clerk (Clerk Inc., San Francisco, CA, USA). Clerk verarbeitet Ihre Anmeldedaten (E-Mail, Name, Session-Cookies).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Authentifizierung).

Drittlandübermittlung: Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Clerk.

c) Vercel (Hosting)

Unsere Website wird bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Server-Logdateien werden von Vercel automatisch erhoben (siehe Abschnitt 3).

Drittlandübermittlung: Vercel betreibt ein globales Edge-Netzwerk. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Vercel.

d) Calendly (Terminbuchung)

Siehe Abschnitt 2c.

e) Google Analytics (Webanalyse)

Nur bei Ihrer Einwilligung. Siehe Abschnitt 5.

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes. Für Niedersachsen ist dies:

8. Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an alex.bludow@hotelvision.io. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ein.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.hotelvision.io/datenschutz von Ihnen abgerufen werden.